Préparer une visite aux archives et traiter les données

La conjonction d’une récente visite dans des archives que je ne connaissais pas et le généathème « rendons-nous aux archives » m’a fait rédiger cet article, qui pourra je l’espère aider les généalogistes novices dans la préparation de leur visite aux archives… jusqu’à ce que les actes trouvés soient sauvegardés !

Choisir le dépôt d’archives

Le préalable à tout le reste est d’abord d’avoir choisi le lieu de ses recherches. Et ce choix est plus simple à faire lorsque l’on tient un journal de recherches comportant une colonne avec la liste des dépôts d’archive à consulter.

Service d’archives	Nombre de lignes dans mon journal
Archives départementales du Cher	202
Archives départementales du Loiret	6
Archives départementales de Paris	6
Archives départementales de la Nièvre	2
Service Historique de la Défense	1

Préparer sa venue

Renseignements sur le service d’archives

Maintenant que le service d’archives est choisi, il va falloir se renseigner sur des détails très pratico-pratiques :

• Dates et horaires d’ouverture (attention aux vacances !)
• Horaires des levées
• Adresse et accès : transports en commun, présence d’un parking, où manger le midi ? …
• Nombre de documents communicables par journée ou demi-journée
• Pièces demandées pour l’établissement de la carte de lecteur

La liste des recherches

Une fois ces détails pratiques validés, il va falloir sélectionner les recherches à faire ; c’est là où le nombre de documents communicables est important ! C’est à cette étape qu’avoir un journal de recherches sous forme informatique est utile : il suffit de choisir la colonne qui mentionne le dépôt d’archives, puis sélectionner les recherches qui sont encore à faire !

Vous pouvez revoir ma vidéo sur le journal de recherches.

Une étape intermédiaire, si vous ne le faites pas au fur et à mesure, est de préparer ses cotes et vérifier si les fonds ont été versés (pour les recherches chez les notaires par exemple). L’idéal est de disposer d’au moins quelques cotes que l’on commande en arrivant, ce qui laisse ensuite le temps de consulter les inventaires / catalogues durant les moments d’attente.

Lorsque j’ai sélectionné mes actes à chercher, j’imprime généralement ma liste. Ce n’est pas obligatoire, mais cette étape sur papier est assez pratique le jour J.

Vérifications la veille

La veille du déplacement il peut être opportun de se faire confirmer que les archives sont bien ouvertes, sur le site ET les réseaux sociaux.

Je vérifie ensuite la liste de ce qui est nécessaire d’apporter :

• Un crayon de papier
• Mon carnet et quelques feuilles volantes
• Des pièces de monnaie pour le casier (2€ pour les archives du Cher par exemple)
• Ma carte de lecteur et pièce d’identité
• Mon ordinateur (chargé) et son chargeur
• Mon téléphone – il me fait office d’appareil photo. Je fais en sorte qu’il soit chargé et j’emporte un câble qui me servira à transférer les photos et ou à charger. Si vous avez un appareil photo, pensez à la batterie et à faire de la place sur la carte SD !

Il faut ensuite bien dormir pour avoir les idées claires 😉

Jour J

Le jour J est arrivé ! Au moment de partir un petit conseil : évitez de trop vous charger, car la place dans le casier n’est pas extensible.

Lors d’une première visite, prenez en compte le temps qui sera nécessaire pour faire la carte de lecteur. Il faut remplir un dossier, que la personne rentre les informations dans leur base de données, et vous ne serez peut-être pas seul ! Je pense qu’il est sage de prendre en compte 15 à 30 minutes. Et même lorsque ce n’est pas une première visite, certaines archives demandent de revalider sa carte chaque année.

Vous pouvez maintenant déposer vos affaires dans un casier (manteau, sacs…) et ne garder que le nécessaire : ordinateur, carnet, feuille avec les actes à chercher, crayon de papier, téléphone (et son câble), clé du casier.

Il va maintenant falloir vous faire expliquer le fonctionnement de la salle : comment commander les documents ? Où les récupérer ? Où sont les catalogues d’inventaires ?

Et ensuite, c’est parti pour la première commande ! C’est ici que se trouver l’intérêt d’avoir apporté la liste de côtes imprimée : il n’y a qu’à saisir et cocher au fur et à mesure au crayon de papier ce qui a été commandé.

Et en attendant la première commande, d’aller chercher les dernières cotes manquantes et les noter sur ladite feuille.

Les documents sont arrivés ! A vous de voir si l’un d’entre eux doit être lu avant les autres. Une fois le document choisi, la première chose à faire est de prendre en photo le fantôme, qui ensuite accompagnera les prises de vues.

A cette étape j’ouvre mon carnet, je note la côte et ce que je trouve. Je fais une lecture en diagonale des documents, notamment pour voir s’il est fait mention d’un autre acte à chercher. Et c’est généralement là où cela peut se gâter en ajoutant des côtes supplémentaires.

Et ainsi de suite jusqu’à la fin de la séance de recherches.

Je ne vous ai pas parlé de l’ordinateur, dont l’utilisation est en fait assez limitée. Je l’utilise notamment lorsque je dépouille les liasses de notaire ou que je tourne les pages d’un registre de mutations après décès : il me permet de vérifier si une personne rencontrée dans ces documents fait bien partie de mon arbre. C’est comme cela que je récupère souvent des actes pour les collatéraux.

A la maison

La visite aux archives n’est pas tout à fait terminée, car tant que les photographies ne sont pas enregistrées, c’est comme si rien n’avait été fait !

• Je fais une copie de toutes les vues sur mon disque dur
• Je regroupe les prises de vue par dossier, qui est ensuite sauvegardé
• Je mets à jour mon journal de recherche, le statut passe de « à rechercher » à « sauvegardé, à traiter »
• Je mets également à jour mon logiciel de généalogie, en créant un événement dans lequel je précise également « à traiter »

Vous pouvez revoir ma vidéo sur « sauvegarder sa généalogie ».